La pantalla tiene una cabecera, en la que se indica la zona en la que estamos en cada momento, un icono que señala cuando existe alguna comunicación para leer (el sistema comunica las mejoras con este método. El usuario puede leer en cualquier momento las comunicaciones y marcarlas para que dejen de destacar como novedad, de forma que desaparezcan de la pantalla principal pero en cualquier momento se pueden recuperar las comunicaciones anteriores ya leídas y buscar en ellas para encontrar una concreta), un botón de menú que indica los bloques a los que tiene acceso el usuario, dentro de los cuales están las opciones del menú disponibles según los permisos asignados y el icono o foto indicador del usuario que está conectado, desde el que podemos acceder a los datos del usuario y a desconectarse del sistema.

Ahora repasaremos las diferentes opciones agrupadas en cada uno de los bloques.

1. Ticketing

Es el grupo que abarca más contenido, por lo que, con diferencia, será el que más detalles necesite explicar. Aunque la palabra Ticketing hace referencia a la venta de entradas, en realidad aquí encontramos otras muchas cosas que no tienen que ver con el Ticketing pero que sí se engloban en el día a día del club, por esa razón están todas juntas en este apartado.

1.1 Competición

Dentro de esta opción tenemos varios apartados para controlar, todos relacionados directamente con la competición. Sólo una de las opciones se manejará durante toda la temporada, el resto se suelen manejar únicamente al inicio de la misma.

1.1.1. Competiciones

Esta opción es atemporal. Nos sirve para configurar las diferentes competiciones que un club puede disputar a lo largo de su vida deportiva. Al ser ésta la primera opción que vamos a describir aprovecharemos para explicar cómo funciona cada una de las pantallas, pues la estructura es común.

La pantalla de elementos se divide en varias zonas. Una superior en la que se indican los filtros que se han aplicado, bajo ella y a la izquierda aparece el botón “Nuevo” para añadir elementos y otro de “Opciones” (no aparecerá siempre y aglutinará diferentes procesos que se pueden lanzar y que no afectan a elementos individuales, por ejemplo puede ser la generación de un PDF que aproveche la información de este apartado). A la derecha aparecen los botones para los filtros: Reset (que elimina el filtro que se haya aplicado, dejando el filtro que esté programado por defecto o la ausencia de filtros si no hay ninguno por defecto), Filtros (al clicar sobre él despliega todos los filtros que se pueden aplicar sobre los elementos) y otro para mostrar más o menos elementos en cada página. También puede aparecer un botón de Operaciones por Lotes, que permite que se apliquen acciones determinadas a los elementos que se hayan señalado. La parte central muestra el listado de elementos, organizados en una tabla con columnas, una serie de puntos que indican cuántas columnas hay en total y cuáles se están viendo, y unas flechas (izquierda y derecha) para mover la tabla en esas direcciones y así mostrar columnas que puedan estar ocultas en ese momento (sólo tienen columnas ocultas las pantallas que tienen un número alto de columnas), además aparece un botón opcional con opciones o pantallas que pertenecen al elemento en cuestión, un botón de modificar y otro de eliminar (estos dos últimos botones no tienen por qué aparecer siempre). La fila de títulos de esa tabla incluye un icono de PDF y otro de Excel, que sirven para descargar en ese formato todos los elementos incluidos en el filtro (es decir, todos los que marca la paginación, no solamente los que se ven en pantalla). Al final de la página aparecerá el número total de elementos, así como una indicación de cuáles se están viendo en ese momento, la paginación (si existiera) y, en algunas pantallas, un resumen de los datos de la pantalla (por ejemplo, en los recibos se puede ver un cuadro acumulativo por formas de pago).

Pasamos a describir lo que puede hacerse con una Competición. Entre los datos que podemos encontrar aquí (los datos básicos no vamos a describirlos en ningún caso para no hacer el documento ilegible) está el Pabellón de juego para esa competición, un logotipo para las entradas, si permite vender abonos y las fases de que consta, cada una con su propia forma de pago por defecto.

1.1.2. Temporadas

Aquí podemos analizar todas las temporadas que el sistema tenga almacenadas, aunque generalmente sólo nos interesará la actual. A una temporada se le dice qué años comprende, si tendrá descuento para las renovaciones, para los abonados recuperados (esto es, personas que fueron abonadas en el pasado pero no lo fueron en la temporada inmediatamente anterior y vuelven a sacarse el abono en esta temporada), si es la temporada activa y si está activa para abonos (podemos tener una temporada activa, que se está disputando, y una diferente para la venta de abonos, en caso de ser necesario). También indicamos qué competiciones englobará y para cada una de ellas los banners por defecto para las entradas en formato A4, que son las que se venden por Internet y que también pueden generarse desde la Gestión.

En este apartado tenemos dos opciones importantes: Preparación de Temporada, para llevar los datos de la temporada anterior a la actual y así no tener que reconfigurar el pabellón, los precios, etc. y Traspaso de abonos, que se hará una vez que se hayan configurado los precios y todo lo necesario de la nueva temporada y que consistirá en crear un abono nuevo por cada abono de la temporada anterior… siempre que éste tuviera marcada la opción “Renovable”. Esta opción está marcada por defecto pero se puede quitar en cualquier momento cuando un abonado comunica que no va a renovar el abono de la temporada siguiente.

Aclaramos que el club puede decidir que los abonos pasen a la temporada siguiente como renovados y evitar el proceso de renovación, que suele ser tedioso para el club, dando de baja (borrando el abono) de los que decidan no continuar, o también puede hacer que los abonos no pasen como renovados, abriéndose un período de renovación para asegurarse el abono de la temporada siguiente dentro de los plazos marcados por el club. Este proceso de renovación se puede hacer acudiendo al club (el personal del club hará la renovación en la Gestión) o directamente desde su casa usando el Portal de Venta, que facilita este proceso enormemente.

1.1.3. Categorías de partido

Este apartado sirve para crear las diferentes categorías de partido que va a usar el club. Luego los partidos se podrán asignar a cualquiera de ellas y eso sirve para organizar los precios y para asignar algunos tipos de descuento u opciones para los abonos simpatizante.

1.1.4. Partidos

Desde aquí se controlan todos los encuentros que va a disputar el club. Por defecto sólo aparecerán los partidos de la temporada actual que no se hayan disputado aún, pero se pueden cambiar los filtros para buscar un partido de cualquier temporada, se haya disputado o no.

Los partidos se pueden asignar a una de las categorías, como ya habíamos comentado antes, y esto tiene una aplicación interesante. Hay una señal llamada “Partido Referencia”, si se marca esa señal el partido será la referencia para todos los que se asignen a la misma categoría, de forma que desde la pantalla principal se puede lanzar la acción “Copiar precios de otro partido” y automáticamente obtendrá los precios y las secciones a la venta del partido referencia de esa categoría. Esto facilita muchísimo la asignación de precios, pues no hay que teclearlos para cada partido.

Los datos de un partido se organizan en pestañas (esto se hace siempre que el elemento tiene mucha información, así se segmento la misma y se facilita el manejo). En la pestaña de Datos Generales se asignan la competición y fase, que servirán para relacionar el partido con el abono correspondiente, así como la competición y fase de venta, que son las que aparecerán en el portal de venta y que son a las que realmente pertenece el partido (el abono puede tener una competición y fase que engloben todas las competiciones). Se pueden crear sin ningún problema partidos fuera de abono, de competiciones distintas a lo que incluye el abono, o, incluso, eventos que no sean partidos (charlas, espectáculos, etc.). También asignaremos el logotipo del equipo visitante, para facilitar la información a mostrar en el Portal de Venta. Un partido puede ser puesto en venta, para que cualquier aficionado pueda comprar entradas del mismo, o en pruebas, que es lo mismo pero no podrá verlo todo el mundo, sino solamente los usuarios a los que se les haya dado permiso para ello. Además se puede poner un límite de compra por persona, se puede hacer que sólo los abonados puedan comprar entradas o que sólo se puedan comprar mediante código promocional (ambas opciones se suelen usar sólo temporalmente, para dar prioridad de compra a los abonados o a ciertos colectivos). El sistema permite marcar un partido como Día del Club, de forma que los abonados tendrán que sacarse su entrada y abonar la cantidad que se haya programado, para eso se marcan los minutos de margen que tendrá el abonado, una vez que se entre en ese margen de minutos el sistema liberará todas las entradas pertenecientes a abonados que no hayan hecho su compra, estando éstas disponibles para que cualquier persona pueda comprarlas.

La segunda pestaña es Precios, donde se asignan los precios para cada zona y cada tarifa (el club decide qué tarifas de edad quiere tener siendo la de Adulto la única que es fija y no se puede configurar, al resto se le pone una edad inicial y una final y con eso se distribuyen las diferentes tarifas según la fecha de nacimiento, pudiendo hacerse de tres formas diferentes según dependa del momento en que se da de alta, del momento de inicio de la temporada o del último día del primer año de cada temporada -el mismo sistema por el que los niños se distribuyen en cursos por edades en el colegio-), pudiendo asignar un precio especial para abonados que habrá que activar en otra parte del programa. La siguiente pestaña es Secciones en venta, donde se marcan qué secciones estarán disponibles en el Portal de Venta. Internamente siempre se podrá vender cualquier sección y en la taquilla se puede configurar para que funcione como la Gestión o como el Portal de Venta. Por último tenemos la pestaña de Banners para entrada, que permite asignar al partido banners diferentes a los que se configuran para toda la temporada, facilitando así el patrocinio específico de un partido por parte de una compañía. En la entrada aparecerán los banners configurados aquí y en caso de que no estén especificados aparecerán los que se hayan configurado en Temporadas.

1.2. Contabilidad

Aquí se engloban todas las opciones de la parte contable. Los recibos, las facturas, los apéndices de factura y las domiciliaciones o remesas.

1.2.1. Recibos

Los abonos tienen un precio y según la forma de pago elegida se dividen en un número determinado de recibos. La pantalla principal permite sacar en PDF un arqueo de lo que se vea en pantalla, para poder entregar el documento a otro departamento que necesite la información. En las operaciones por Lotes se puede Compensar Recibos y Marcar como Gestionados todos los recibos marcados. La compensación sirve para crear recibos con signo contrario a los señalados y luego poder usarlos para otras necesidades. Hay tres acciones que pueden hacerse con los recibos de manera individual desde la pantalla principal: Recibo en PDF, que saca un PDF del recibo que puede entregarse al cliente, Facturar Recibo, que genera una factura legal por la cantidad del recibo siempre que esté pagado y Desvincular Recibo, que sirve para que el recibo no pertenezca al abono. Esto puede usarse para generar un recibo de cobro por reimpresión de abono, por ejemplo. Se conseguiría compensando el recibo y luego desvinculándolo del abono y cambiándole la cantidad a la deseada. La suma de los recibos siempre debe coincidir con el valor del abono (o del producto al que se refiera) porque los recibos no hace falta crearlos nunca, es el abono el que, al crearse o modificarse, genera los recibos que necesita o cambia, si se hubiera modificado el precio o la forma de pago del abono, los recibos ya existentes. Nunca se modificará un recibo pagado o remesado, porque se podría perder información, sólo se modifican de manera automática los recibos pendientes de pago. Por último, en la parte baja de la pantalla, vemos un acumulado por formas de pago, distinguiendo entre pagados y no pagados.

Un recibo tiene varios estados posibles:

1. - Pendiente: No tiene ningún estado concreto, simplemente no está pagado.
2. - Pagado: Ya ha sido abonado y se le añade Fecha y Hora de pago.
3. - Devuelto: Se ha pasado por el banco y ha llegado devuelto. Se marcan como devueltos de manera automática al subir el fichero XML que llega del banco. También se pone automáticamente la fecha de devolución, el número de devoluciones que acumula el recibo y el motivo de la última devolución.
4. - Incobrable: Este estado sólo puede ponerse a mano. Significa que consideramos que la persona no va a pagar el recibo pero queremos exigírselo si en el futuro vuelve a entrar en contacto con el club.
5. - Remesado: Se ha incluido en una remesa pero aún no ha sido pagado.
6. - Cancelado: Consideramos que ha sido un error crear el recibo. Lo normal sería borrarlo pero si ya ha sido remesado no se puede borrar. En este estado no se exigirá al aficionado en el futuro que pague el recibo.

Cuando un recibo es devuelto y queremos volver a cobrarlo por el banco hay que rellenar el campo “Fecha de reintento de cobro” y luego se usará esta fecha para remesar todos los recibos devueltos que se quieran.

Además hay una señal llamada “Gestionado” que sirve para que distintas personas del club puedan marcar los recibos devueltos que ya han sido comentados con el deudor. Así no se llama dos veces a la misma persona por error.

1.2.2. Domiciliaciones

La pantalla principal de domiciliaciones permite ver todas las remesas realizadas pudiendo, para cada una de ellas, descargar un Excel con el detalle de los recibos (donde podremos ver si el recibo está asociado a una cuenta corriente y, una vez que haya sido pasada por el banco, también indicará los que están pagados y los que están devueltos -incluyendo el motivo-), Marcar la remesa como pagada y Generar el fichero Norma 19 para poder enviarlo al banco. En las opciones generales podemos subir un fichero de devolución en XML para que, automáticamente, se marquen los recibos como devueltos, se les ponga la fecha de devolución y se les asigne el motivo de la misma.

Para crear una domiciliación pulsamos en Nuevo. Nos pedirá el tipo de recibos (pudiendo ser Abonos, Club Infantil, Contratos, Escuela o Simpatizantes). Si elegimos Abonos nos pedirá Competición. También hay que indicar si es de Cobro o de Pago, el concepto que se le pondrá a todos los recibos, la fecha de inicio y la fecha de fin del rango de recibos que queramos cobrar o pagar. Si es una remesa normal mirará la fecha del recibo, si es de recibos devueltos mirará la Fecha de reintento de cobro.

1.2.3. Facturas

Aquí podremos ver todas las facturas del sistema. Nuestro sistema de facturación trata de reducir al mínimo el número de facturas. Para ello hace lo siguiente:

• - Cuando se marca como pagada una domiciliación, genera una factura con la domiciliación completa, en la que indica el número de recibos.
• - En las opciones generales tenemos “Factura diaria”. Esto genera una factura con todos los movimientos del día elegido. Siempre deben ser días finalizados. En la factura se distinguen las ventas de la tienda, las entradas, los paquetes y los recibos. Si en alguna operación de ese día el aficionado solicitó factura, esa operación no se incluirá en la factura diaria porque ya tiene su propia factura.
• - Si un aficionado solicita una factura de una operación que ya ha sido facturada porque pertenecía a una domiciliación o porque es un movimiento de un día anterior que ya está facturado no hay problema alguno. El operario hará lo mismo, darle al botón de facturar pero el sistema, al detectar que es una operación ya facturada de manera general, generará un apéndice de esa factura. El aficionado tendrá su factura y el club tiene un apéndice que luego no usará para nada, porque en Hacienda presentará solamente las facturas y no sus apéndices.

1.2.4. Apéndices de facturas

Como hemos definido en el punto anterior, los apéndices de facturas se utilizan para poder entregar una factura individualizada a un cliente de una operación que fue facturada de manera global. El usuario no distingue una cosa de la otra hasta que saca el PDF, el sistema saca el mismo icono cuando está sin facturar que cuando se ha facturado de manera general porque en ambos casos sigue sin tener una factura individualizada. Esto significa que el usuario no tiene que fijarse en nada, simplemente factura y entrega el documento.

1.3 Entidades

En esta nueva opción del menú aglutinamos las diferentes entidades que existen en el sistema. Son Personas, que tienen NIF/NIE, Empresas, con CIF, Otros, que son personas o entidades que no van a pagar nunca por sus abonos y entradas (se recomienda añadir aquí a personas que no van a tener datos personales porque son realmente un grupo de personas. Por ejemplo, árbitros) y Acreditados, que son un subconjunto de las personas, sólo las que tienen acreditación, así el departamento de Comunicación puede gestionarlo sin tener acceso a Abonos, Entradas, Datos bancarios, etc. También podemos ver aquí Colectivos, que sirve para hacer descuentos en abonos y/o entradas, Códigos de colectivos, que serán los códigos que se han creado para permitir que en el Portal de Venta se puedan utilizar para que el sistema los identifique como miembros de un colectivo al que le corresponde un descuento, Documentación, donde podemos almacenar documentos subidos por los aficionados para revisarlos (se recomienda borrarlos posteriormente) y Unidades familiares, que muestra las unidades familiares dadas de alta en el sistema.

1.3.1. Personas

Es la entidad principal, porque será la que tenga siempre más miembros. Es importante saber que la idea es crear a cada persona una sola vez y luego podrá tener cualquiera de los productos que ofrece el sistema sin necesidad de darse de alta de nuevo. Así una persona puede tener abonos, entradas, acreditaciones, compras en la tienda, paquetes, abonos sin asiento asignado (para menores de cierta edad), acciones, escuela, monedero virtual, etc.

En la pantalla principal tenemos como opciones generales el poder sacar un listado Excel para la imprenta (para poder enviar los datos de los abonados y que la imprenta entregue posteriormente el material), otro para la empresa de mensajería (permitirá aglutinar los abonos por direcciones para ahorrar en envíos y la empresa de mensajería puede hacer todo el trabajo a partir de este Excel) y una tercera opción que es “Depurar Repeticiones” y que permite unificar perfiles de usuarios que se han dado de alta más de una vez. El sistema las ordena de más repeticiones a menos y muestra siempre los 20 con más repeticiones.

En esta pantalla las personas tienen enlaces que pueden llevarnos directamente a sus diferentes productos:

• Pedidos
• Abonos
• Entradas
• Paquetes
• Club Infantil
• Abonos Simpatizante
• Monedero
• Escuela
• Recibos
• Accesos
• Tienda
• Acciones
• Documentación
• Documento de Compra
• Documento SEPA
• Firmar Documento SEPA
• Imprimir Etiqueta

Aparte de, como en todos los casos, ir a modificar el perfil de la persona. Se gestionan muchos datos, los habituales datos personales, cuenta bancaria en caso de que quiera domiciliar algún pago, direcciones, datos de acceso al Portal de Venta y foto, que será necesaria en caso de que en el abono se imprima la foto o si la persona tiene acreditación. Además de los datos personales podemos acceder a la pestaña de Opciones, que incluye cosas como si quiere recibir notificaciones del club por correo electrónico, si el e-mail está confirmado, si ha modificado sus datos de acceso, si está activo o si ha fallecido. También tenemos la pestaña de Registros donde podemos ver cuándo se dio de alta y de baja en cada competición. La siguiente pestaña es la de Relaciones, donde podemos indicar qué relación une a cada persona con otras personas del sistema. Cuando añadimos una relación, por ejemplo Padre, en el otro perfil se habilita una relación recíproca que pondrá Hijo. Desde cualquiera de ellos podemos ir al perfil de las relaciones que tiene asignada, lo que facilita localizar a una persona concreta. Por último una pestaña de Observaciones, para añadir texto libre sobre la persona.

Cuando entramos a una persona aparece en la parte superior una cabecera que incluye la foto de la persona, su nombre completo, su código de abonado, los datos de contacto, la tarifa, el número de abonos que tiene y un botón de acceso a cada uno de los productos que hemos definido anteriormente.

Es muy interesante el poder firmar directamente el Documento SEPA y almacenarlo automáticamente en el sistema. Esto evita que se nos olvide y también elimina papel. Desde el Portal de Venta se obliga a que el aficionado firme el documento si quiere pagar el abono mediante domiciliación.

1.3.2. Empresas

Es similar al control de las personas, con alguna pequeña diferencia. En las opciones podemos marcar que la empresa es cliente, proveedor, medio de comunicación y/o patrocinador. También podemos señalar que es una Central de ventas. Esto permite que la empresa y sus posibles sucursales vendan entradas en sus locales a los aficionados, usando el Portal de Venta y liquidando posteriormente con el club en función del acuerdo alcanzado previamente.

La empresa, en lugar de tener foto tiene logotipo para poder ponerlo en las entradas si fuera necesario. También tiene contactos de diferente tipo que incluyen personas que pueden usarse para generar los contratos, por ejemplo.

1.3.3. Otros

Como avanzábamos cuando hablamos de esta entidad, es lo mismo que los casos anteriores salvo que sus abonos y entradas siempre salen a cero euros. Tienen menos opciones que personas y empresas, pero son muy similares.

1.3.4. Acreditados

Es un subconjunto de las personas. Son aquéllas que tienen acreditación de temporada. En la pantalla principal tenemos como opciones sacar etiquetas, preparar acreditaciones para un partido concreto y sacar en PDF todas las acreditaciones de cada uno de los tipos que existan en el club. Esto sirve para poder enviarlas a una imprenta y que saquen en papel todas las acreditaciones de la temporada.

Sus productos son las acreditaciones de temporada, las de partido y los accesos, para poder analizar a qué partidos han acudido. Los acreditados se pueden asignar a los diferentes grupos de prensa, para poder enviarles las notas de prensa a cada grupo cuando interese.

1.3.5. Colectivos

Los colectivos sirven para aglutinar personas y empresas y así poder hacerles descuentos. Cada colectivo puede tener códigos asignados (de un solo uso o de uso múltiple) para que se puedan usar en el Portal de Venta y/o en la Taquilla.

1.3.6. Códigos de colectivos

Podemos ver en una pantalla todos los códigos que existen en el sistema. Cada uno pertenece a un colectivo concreto.

1.3.7. Unidades familiares

En esta sección se pueden ver todas las unidades familiares que existan en el sistema. Cada miembro de una unidad familiar tiene un descuento determinado y que se configura en los precios del sistema. No es obligatorio usar esta parte, por lo que no se configurarían los precios y no se crearía ninguna unidad familiar.

1.4 Pabellón

En esta nueva opción del menú ese controlan todos los aspectos referentes a los recintos que se vayan a utilizar en el sistema. Esto es, Pabellones, Áreas, Zonas, Secciones y Asientos.

1.4.1. Pabellones

Podemos tener tantos pabellones en el sistema como queramos. Esto permite que cada evento se pueda disputar en un pabellón diferente, si fuera necesario. El pabellón en sí no tiene muchos datos, tan sólo el nombre, dirección, una imagen para el plano en blanco y negro y otra en color. Desde la pantalla principal podemos ir a ver la ocupación de cada uno de los pabellones. Esta ocupación mostrará la situación de cada asiento respecto a los abonos que estén configurados. Por colores, que se pueden definir en todo momento en la sección de configuración, se muestran las diferentes situaciones que puede tener un asiento (Libre, Ocupado, No renovado, Elegido, Ocupado por Otros, Ocupado por entradas, Ocupado por Campaña, Anulado, Anulado para abonos, Discapacitado elegido, Discapacitado ocupado o Discapacitado libre) junto a una leyenda que aclara estos colores en todo momento. Si pinchamos en algún asiento que esté ocupado el sistema muestra el nombre de la entidad que tiene ocupado ese asiento, facilitando el enlace a su perfil y a su abono de manera directa.

1.4.2. Áreas

Las Áreas sólo sirven para dividir el pabellón en, generalmente, cuatro partes (Norte, Sur, Este y Oeste suelen ser los nombres más habituales). Es algo que no tiene incidencia alguna en la configuración de precios, simplemente ordena el pabellón.

1.4.3. Zonas

Las Zonas son las que se usarán como referentes para precios. Cada Zona puede tener un precio distinto y se puede distribuir en diferentes espacios del pabellón, con la única obligación de que a igual zona igual precio.

En la pantalla principal se muestran las zonas, así como el número de asientos que tiene asignada cada una. Los datos de una zona incluyen el nombre en el sistema, un nombre corto para mostrarlo en lugares con menos espacio y un nombre para entradas, que será el que se muestre en abonos y entradas. Una zona puede marcarse como Premium, algo que incide en el informe de partido porque hay competiciones que solicitan datos sobre venta y asistencia de zonas premium. También se puede marcar la opción de aparcamiento y/o de catering, lo que hace que el abono en esa zona lleve aparejado por defecto la opción que esté marcada en la zona. Las zonas pueden modificarse de una temporada a otra y el sistema guardará esa información para análisis futuros.

1.4.4. Secciones

Las Secciones son espacios delimitados y físicos que pertenecen a una zona. También puede cambiarse esta asignación de una temporada a otra. Una zona puede tener muchas secciones, pero una sección sólo pertenecerá a una zona en todo momento.

En una sección se pueden crear asientos y también tenemos un informe que muestra el porcentaje de asistencia de cada asiento de esa sección durante la temporada. La sección también incluye un nombre para las entradas. Entre sus datos incluye la puerta de entrada que hay que usar, si tiene escaleras o huecos, el sentido de la numeración (ascendente, descendente o modo teatro, pudiendo elegir en este último caso si la zona par o impar va a izquierda o derecha). También podemos indicar que una sección no tiene asientos numerados y la opción de que permita vender abonos en el Portal de Venta. Por último, incluye las coordenadas para que en el plano sea clicable el área que ocupa la sección (esto es algo que solemos configurar nosotros). En una pestaña aparte se asigna la sección a una zona en cada temporada. Habitualmente la zona asignada no suele cambiar, pero a veces se reorganizan algunos elementos del pabellón y esto afecta a secciones y zonas, por lo que se puede reflejar en el sistema sin problema alguno.

1.4.5. Asientos

Los asientos se crean desde las secciones, pero podemos buscarlos en esta página y así analizar en qué situación está cada uno. Además de asignarlo a una sección e indicar su fila y su número de asiento, podemos asignarle datos que ayudan a dibujar el asiento en el mapa (huecos, escaleras y posición) y tenemos varias opciones que podemos activar. Éstas son Discapacitados (el asiento tendrá como icono una silla de ruedas para que se identifique perfectamente en todo momento), Visibilidad reducida (también se indica con un icono específico esta situación), Anulado (el asiento aparecerá ocupado en todas las pantallas) y Anulado para abonos (aparecerá ocupado siempre que se intente reservar un abono, pero aparecerá libre para la venta de entradas).

1.5. Precios

En este apartado se configuran, obviamente, los precios de la temporada, pero también todos los descuentos que permite el programa, los paquetes, los abonos simpatizante, el abono a la carta y los tipos de precio por edad.

1.5.1. Tipos de precio por edad

Cada tarifa tiene aquí su configuración, que no es más que la edad mínima y la edad máxima en la que se mueve cada uno de los tipos. Cada uno se puede marcar para que no esté disponible en la venta de entradas, de forma que sólo afectaría a los abonos. También se pueden especificar las zonas, por si el club no quiere que funcione en una zona concreta, y la competición en la que puede usarse ese tipo.

En el traspaso de la temporada el sistema identifica a las personas que cambian de tarifa, haciendo el cambio automáticamente por lo que el club no debe preocuparse por este aspecto. Eso sí, es imprescindible que las personas indiquen su fecha de nacimiento porque, en caso contrario, serán siempre adultos y no podrán aprovechar los descuentos por edades.

1.5.2. Precios de la temporada

Es la opción más importante del apartado de precios. Desde aquí se configuran los precios de los abonos y algunos detalles más.

La primera pestaña es para poner todos los precios de los abonos. Se hace por zona y por tipo de precio por edad. Si en la temporada se marcó la opción de que hubiera descuento para renovados, aparecerá el precio para éstos, y si se marcó la opción de descuento para recuperados, aparecerá el precio de recuperados. También se indican los precios de media temporada, aunque no es obligatorio usarlos. El sistema da la opción de que los precios vayan disminuyendo cuando se van disputado encuentros, de forma que el abonado paga siempre por los partidos que va a ver. En caso de que se prefiera que el precio del abono es fijo, independientemente de los partidos que se van jugando, se puede optar por usar la campaña de media temporada (en el primer caso no tiene mucho sentido hacerlo).

La segunda pestaña es la de las Unidades Familiares. Para cada miembro de la unidad se asigna un porcentaje de descuento sobre el precio normal del abono.

En la tercera pestaña se ponen los precios del Club Infantil. Es un precio fijo para abonos y otro para entradas. Recordamos que el Club Infantil da abonos y entradas sin asiento ni zona asignada. Esto existe porque la ley obliga a que cada persona que esté en un recinto en el que se celebra un espectáculo deportivo, debe llevar un documento que le acredite como asistente al mismo, independientemente de la edad de la persona. Los clubes dejaban entrar de manera gratuita a las personas menores de cierta edad, ahora deben tener un abono o una entrada de estas características.

La cuarta pestaña configura el precio del catering y el aparcamiento para abonos y entradas. Si la zona en la que se está comprando el producto no tiene asignada por defecto el catering y/o el aparcamiento y en la compra se elige alguno de ellos, el sistema sumará al precio normal el precio del producto elegido. Si un abono o entrada (o la acreditación) tiene asignado un aparcamiento, el mismo código de barras del abono, entrada o acreditación sirve para controlar el acceso al aparcamiento sin que esto evite que funcione correctamente posteriormente, cuando se accede al pabellón.

En la última pestaña se indica el número de partidos que incluye el abono normal y el de media temporada. También se configura el porcentaje de descuento de las entradas para el Abono a la carta y el porcentaje de descuento por Asistencia. El descuento por asistencia se aplica si está configurado y la persona ha acudido a todos los partidos de la temporada anterior. El descuento se asigna automáticamente en el traspaso de la temporada, sin necesidad de que el club tenga que hacer ningún control ni estar pendiente de nada.

1.5.3. Descuentos de abonos para colectivos

En esta sección se configuran los descuentos en los abonos para colectivos. Los descuentos se establecen por colectivo, zona y tipo de precio y se puede hacer un porcentaje de descuento sobre el precio original o poner un precio fijo. Con esta opción se solucionan la mayoría de descuentos que el club quiera ofrecer a sus aficionados.

1.5.4. Descuentos de entradas para colectivos

Es similar a la opción anterior, pero el descuento sería para todas las entradas de la temporada. El sistema permite señalar excepciones, de forma que haya partidos que no tengan ese descuento. Además, cada descuento tiene una fecha de caducidad y un límite de entradas que cada persona o empresa puede comprar con ese descuento.

1.5.5. Descuentos de entradas para abonados

También se pueden configurar descuentos para las entradas que quieran sacar los abonados. En esta opción se permite poner un número de partidos en los que los abonados pueden tener un precio especial, con un número máximo de entradas por partido. También se puede establecer un número máximo de partidos por categoría, de forma que el abonado pueda tener descuento en más partidos de nivel bajo y en menos de nivel alto, pudiendo también establecer excepciones, donde se incluirían partidos que no tendrían activo este descuento. Por último, se puede establecer un descuento especial en un partido concreto, con un número de entradas límite por abonado y pudiendo señalar que el descuento se realiza por ser día del club, lo que hace que se gestione de manera diferente.

1.5.6. Oferta para partidos

En este apartado se pueden crear ofertas del estilo de 2x1, 3x2, etc. para un partido concreto. Dentro de la oferta se pueden configurar los partidos en los que estará activa, con una limitación de compra por persona. También se puede controlar que la oferta sea solamente para abonados y que esté disponible en el Portal de Venta y cada partido tendrá una fecha de inicio de la oferta y una fecha de fin.

1.5.7. Abono a la carta

Se trata de un abono especial en el que la persona paga una cantidad fija y eso le da derecho a tener un descuento determinado en cada partido de la temporada. A partir de un número de compra de entradas le resultará más interesante al aficionado que sacar entradas para cada partido que le interese. En esta sección se configuran los precios por sección y tipo de precio así como las secciones que tendrán disponible el producto. 1.5.8. Paquetes de entradas

Un paquete de entradas es un producto que incluye unos partidos determinados a un precio que hace que resulte más interesante que comprar las entradas por separado. Se configura una fecha y una hora límite de compra a partir de la cuál dejará de estar disponible. También se puede configurar para que sólo sean los abonados los que puedan comprarlo y se activa o desactiva de la venta en Internet según el interés del club. Si se quiere se puede poner un límite al número de paquetes que puede comprar cada persona. Se le pueden poner códigos que sean necesarios para poder comprarlo, en caso de querer limitarlo un poco más a un grupo que conozca ese código y se puede hacer que funcione también como las ofertas para partidos (o sea, en 2x1, 3x2, etc.).

1.5.9. Tipos de abonos simpatizante

El Abono Simpatizante también es un tipo de abono especial, pero funciona diferente del Abono a la carta. En este caso, el aficionado paga una cantidad por el abono y esto le da derecho a ir gratuitamente a un número determinado de partidos. Un detalle importante es que el aficionado no reserva el sitio sino la zona, por lo que cuando esté interesado en ir a algún partido debe canjear la entrada (que será gratuita) antes de quedarse sin sitio. El club no puede garantizar que el sitio esté libre cuando al aficionado le interesa, por lo que no es útil si el pabellón suele estar lleno.

En la configuración del Tipo de abono simpatizante se incluye el número de partidos a que da derecho, si está disponible en Internet, si tener el abono simpatizante le convierte en abonado de cara al club, los partidos que no entran en el producto y, en caso de que interese, los partidos por categoría que podría elegir (se puede dejar libre).

1.6 Productos

En este menú están disponibles todos los productos que ya han sido vendidos por el club. Además de ver y analizar el contenido se podrán hacer determinadas acciones con cada uno de ellos.

Todos los productos que vamos a ver a continuación pueden consultarse directamente, analizando así todos los productos de ese tipo que tenga el club, o dentro del perfil de una persona o empresa, lo que hará que sólo aparezcan los productos que pertenezcan a ese perfil, pero la pantalla será exactamente la misma, salvo que si estamos dentro del perfil aparecerá la cabecera del mismo para que sepamos dónde estamos.

1.6.1. Abonos

Comenzamos por el más importante de los productos de cualquier club, el Abono. En la pantalla principal podemos ver todos los abonos de la historia del club, aunque hay un filtro por defecto que hace que aparezca la temporada en curso, para evitar que salgan más elementos de los que suelen interesar en un momento dado. De todas formas esto se puede cambiar eliminando el filtro en el momento que interese o cambiando la temporada, si se van a analizar datos de otro curso.

Comentamos algunos detalles que es bueno tener claro antes de continuar.

• Modo Talonario. Un abono está en modo talonario cuando el aficionado no quiere llevar una tarjeta para el acceso y prefiere tener una entrada para cada partido. Habitualmente esto se usa para los abonos de las empresas que colaboran con el club y tienen más de un abono. A las empresas les facilita que puedan dar las entradas a sus empleados a clientes sin necesidad de ir entregando la tarjeta, que puede extraviarse con facilidad.
• Modo No talonario. Es el modo normal, un abono que funciona con una Tarjeta con código de barras.
• Tipo de precio. El tipo de precio o tarifa de edad del abono no se puede elegir, viene marcado por la fecha de nacimiento de la persona a la que se asigna el abono.

En las opciones generales contamos con cuatro. Arqueo PDF, para sacar el resumen de los abonos por forma de pago, Arqueo + Listado PDF, que saca todos los abonos que estén incluidos en el filtro que esté activo en ese momento más el Arqueo de la opción anterior, Anular Abonos Impagados (esta opción anula automáticamente todos los abonos que tengan recibos devueltos o incobrables, lo que hará que no funcionen en el control de acceso del pabellón. Se recomienda usar esta opción el día de partido, antes de que éste suba los datos al servidor del pabellón) y Habilitar Abonos Anulados (quita la señal de anulado a todos los abonos que estén anulados en ese momento. Es recomendable usarla tras cada partido, para evitar que se nos quede anulado un abono que, quizá, pague la deuda antes del siguiente partido).

En las opciones por lotes tenemos: Anular, Habilitar, Talonario, No talonario, Imprimir, Impreso (marca como impreso los abonos seleccionados), No impreso (el contrario del caso anterior) y Borrar.

En la parte inferior hay una tabla con los acumulados por forma de pago y competición, mostrando el número de abonos y el importe.

Cada Abono tiene las siguientes acciones asociadas:

• Cambiar de propietario: Facilita cambiar el propietario del abono. El nuevo propietario recibirá el abono y los recibos pendientes de pago, los ya pagados le llegarán con el mismo estado.

Convertir en entrada: Desde aquí podemos hacer muchas cosas:
• Ceder: Ceder un abono para un partido anula la tarjeta de abonado y genera una entrada para el partido indicado. Esto está pensado para que si un abonado sabe que no va a poder acudir a uno de los partidos, le dé la entrada a otra persona que acuda en su lugar y así el pabellón no sufre su ausencia. Al generarse en PDF se puede enviar por correo o imprimir y entregarla en mano. También es útil cuando un abonado ha olvidado su abono en casa. Acudiendo a taquilla se le puede facilitar una entrada para ese partido.
• Cambiar: El mismo caso que la cesión, pero además se modifica el tipo de precio. Esto es muy útil cuando el abonado tiene una tarifa con descuento por su edad (infantil, por ejemplo). De esta forma se paga la diferencia que habría en la entrada si el abono hubiera sido de Adulto (o de otra tarifa más cara que la que tiene el abono) y genera una entrada del nuevo tipo. Así, si un niño no va a acudir al partido se puede cambiar la entrada para que vaya un adulto en su lugar y el club no pierde dinero con el cambio.
• Devolver: Es igual que la cesión pero en lugar de generar una entrada, deja el sitio libre para la venta a cualquier otro aficionado.
• Canjear: Esto sólo aparece si el partido es de día del club. Con esta opción el abonado paga su entrada para poder acudir al partido antes de que el sistema libere los asientos de los abonados que no hayan canjeado su entrada. Es importante señalar que estas opciones pueden hacerse incluso con el partido ya en venta. El sistema comprobará si el abono se ha utilizado ya y en caso de que se haya usado se bloquean todas esas opciones. Sólo si el abono no se ha usado se permitirán esos cambios.
• Mejora de entrada: Pensado para que un abonado pueda ver un partido concreto en otra zona del pabellón. El sistema restará al precio de taquilla lo que el abonado paga por partido y el asiento del abonado quedará libre para la venta a otro aficionado.
• Recibos en PDF: Saca en PDF todos los recibos pagados del abono.
• Imprimir abono: Saca un PDF para imprimir el abono en una tarjeta.
• Imprimir abono en A4: Se usa cuando el abono está en Modo Talonario.
• Reimprimir abono: Si el abonado pierde su tarjeta se usa esta opción que modifica el código de barras automáticamente y saca el PDF para impresión. De esta forma el código antiguo ya dejará de funcionar y no importa si otra persona se lo encuentra y trata de acudir a los encuentros, ya que el sistema no permitirá que entre al pabellón.

Además, al crear o modificar un abono hay varios campos interesantes:
• Usuario: Es un campo interno no modificable. El abono se asignará al usuario del sistema que lo haya creado o renovado, en caso de que estuviera pendiente de renovación. Así se pueden sacar informes por usuario para saber qué abonos hizo cada uno en cada momento.
• Forma de pago: Según la forma de pago se generarán más o menos recibos. Si la forma de pago es domiciliada, esos recibos irán en la domiciliación cuando vaya tocando. Si la forma de pago está marcada en el sistema como que “Se paga al momento”, al guardar el abono el recibo se marcará como pagado automáticamente y el recibo se asignará al Usuario que ha hecho la operación.
• Campaña: Cuando un abono se asigna a una campaña automáticamente pasa a costar cero euros, porque se considera un abono de patrocinio cuyo pago va por otro cauce. Los abonos de campaña tienen informes propios y se tratan de manera diferente en los informes de partido.
Colectivo: Si le asignamos un colectivo y éste tiene configurado un precio especial, se le hará el descuento correspondiente.
• Porcentaje de descuento: Para hacer un porcentaje de descuento manual al abono.
• Descuento fijo: Para hacer un descuento de una cantidad determinada al abono (se aplicará siempre después del anterior).
• Aparcamiento: Se le puede asignar aparcamiento al abono y esto se tiene en cuenta en el acceso al mismo.
• Catering: Al asignar catering podemos mostrarlo en el abono para usarlo como control de entrada a la zona.
• Renovable: Si un abono se marca como renovable, se traspasará la siguiente temporada cuando se haga el proceso de traspaso de abonos. Si no está marcada no se traspasará.
• Renovado: Esta casilla se marca automáticamente en el traspaso, pero se puede modificar a mano si por cualquier razón interesara.
• Recuperado: Igual que la anterior, con la limitación de que no pueden estar las dos casillas marcadas a la vez.
• No renovado en traspaso: En caso de renovarse porque esté marcado como Renovable, lo hará pero sin marcar la opción de Renovado. Se usa para quitarle el descuento a un abonado por alguna razón.
• Puede renovar online: Por defecto estará siempre marcado, pero si se desmarca la persona no podrá renovar su abono online… en caso de que el club use ese mecanismo.
  Además, en la pantalla muestra el número de años de antigüedad del abonado y, una vez guardado, salen los descuentos que se han aplicado.

1.6.2. Entradas

Es similar al caso de los abonos, pero con menos opciones. No dispone de opciones generales, pero en el modo por lotes tiene lo siguiente: Cambiar Código de Barras (para poder modificar el código de barras de la entrada en caso de extravío), Devolver (sólo se usará cuando la entrada pertenezca a un abono que esté en modo talonario, hace lo mismo que en caso de los abonos: liberar el asiento para ese partido), Imprimir (imprimirá la entrada en el papel térmico que esté configurado), Imprimir A4 (la imprimirá en papel A4, el formato usado en el Portal de Venta), Impresa, No impresa y Borrar.

En la parte inferior aparece el acumulado, al igual que en el caso de los abonos.

Cada entrada tiene las siguientes acciones asociadas:

• Imprimir entrada: Saca la entrada a la impresora térmica. La entrada saldrá con lo que llamamos “impresión directa”, siempre que se configure así. Esto significa que la entrada sale directamente hacia la impresora, sin generar el documento PDF previamente. Si no se configura, saldrá el PDF, lo que ralentiza la impresión.
• Imprimir entrada en formato A4: Saca la entrada en el formato del Portal de Venta.
• Imprimir entradas de un partido: Esta opción sacará todas las entradas del partido al que pertenezca la entrada seleccionada, que pertenezcan a la misma entidad que esa entrada y que hayan sido creadas por el usuario que ha pulsado la opción. Así se pueden imprimir muchas entradas sin necesidad de buscarlas, algo que a veces es útil, especialmente cuando se van a dar varias decenas, e incluso centenas, de entradas a una entidad determinada.
• Imprimir entradas de un partido en formato A4: Igual que el caso anterior, pero en el formato del Portal de Venta.
• Reimprimir entrada: La misma opción que teníamos en los abonos.

Al crear o modificar una entrada tenemos algunos campos que debemos aclarar:
• Forma de pago, Campaña y Colectivo funcionan igual que en los abonos.
• Oferta: Nos permite elegir una oferta que esté configurada para ese partido (2x1, 3x2…).
• Tipo de precio: Podemos elegir el tipo de precio que nos interese, no es obligatorio que sea el mismo que el de la persona a la que se le asigna.
• Porcentaje de descuento, Catering y Aparcamiento: Funciona igual que en los abonos.
1.6.3. Acreditaciones

Las acreditaciones son equivalentes a los abonos, es decir, dan derecho a asistir a todos los partidos.

Una acreditación pertenece siempre a una persona y, además, está asignada a una empresa/medio de comunicación.

Las opciones por lotes disponibles son: Desactivar (para que una acreditación quede sin efecto), Activar (caso contrario al anterior) y Borrar.

Cada una de las acreditaciones puede imprimirse con o sin fondo, aunque normalmente se envían a imprenta antes del inicio de la temporada para tener un formato resistente.

La acreditación tiene pocos campos:
• Tipo: Podemos dividirla por tipos y cada una podrá tener un diseño de fondo distinto.
• Empresa/Medio: La empresa a la que pertenece el acreditado, que se mostrará en la acreditación.
• - Puesto: El puesto que desempeña el acreditado, también se puede mostrar en la acreditación.
• - Activa: Si está marcada funcionará correctamente y en caso contrario no se permitirá el acceso.
• - Aparcamiento: Funciona igual que en abonos y entradas.
• - Ubicación: Texto libre que también puede mostrarse en la acreditación.
1.6.4. Acreditaciones de partido

Es igual que el caso anterior, pero añadiendo el partido al que da derecho a acceder.

1.6.5. Club Infantil

Son abonos para niños con edad inferior a la mínima marcada por el club. El coste de este abono suele ser muy barato (5-10 euros por temporada), no da derecho a asiento ni se le asigna zona, por lo que es un producto con muy pocas opciones. Permite sacar una entrada en caso de que se haya cedido porque el abonado no va a acudir o por si se le ha olvidado el abono en casa.

1.6.6. Abonos simpatizante

En esta pantalla sólo se pueden canjear el abono para cada partido, que ya explicamos anteriormente que el coste sería gratuito. Al crearlo o modificarlo hay pocas opciones, pues sólo necesita elegir el tipo de abono simpatizante y la zona. Nos mostrará el detalle de uso para saber en todo momento cuántos partidos quedan por canjear.

1.6.7. Paquetes

El contenido de esta pantalla es como el de las entradas, pero sólo tiene opciones de impresión. La creación de un paquete sólo permite elegir la forma de pago y el tipo de precio y no se permite su modificación.

1.6.8. Abonos a la carta

Es igual que el abono, pues al comprarlo se elige el sitio exacto, pero más allá de eso sólo tiene la opción de pagar un partido cuando se quiera acudir. En caso de no pagarlo el sitio se liberará 72 horas (o las que se configuren) antes del inicio del partido.

1.6.9. Monedero Virtual

El monedero virtual permite que un aficionado tenga dinero ya pagado al club para gastarlo en producto del mismo. Un monedero virtual tiene cuatro cantidades diferentes disponibles para canjearlas:

• - Cantidad para abonos: Sólo puede gastarse en abonos.
• - Cantidad para entradas: Sólo puede gastarse en entradas.
• - Cantidad para la tienda: Sólo puede gastarse en la tienda (física o virtual).
• - Cantidad libre: Se puede gastar en cualquier producto del club.

Lo normal es no mezclarlos nunca, pero en caso de que se quiera se puede hacer sin problemas.

Esto está pensado para las devoluciones. Los clubes no suelen permitir la devolución de entradas, pero con este sistema se puede hacer sin entregar el dinero de nuevo. Simplemente lo que el aficionado pagó por la entrada o por la venta de la tienda, se le asigna al Monedero Virtual para que lo gaste en otra ocasión. Este gasto puede hacerse en la Gestión o en el Portal de Venta.

Desde el perfil de una persona podemos ver tanto las cantidades disponibles en el monedero como todas las operaciones realizadas (tanto las devoluciones como las compras pagadas con el monedero).

1.6.10. Pedidos

En esta sección se muestran las compras de entradas y paquetes que hayan supuesto un pago de dinero y los abonos que se hayan comprado por Internet.

Cada compra de entradas genera un único pedido, que incluye la información de las entradas compradas, así como el importe total, la fecha, la hora y el usuario que hizo la compra (cuando la compra sea por Internet no habrá un usuario asignado). En esta pantalla es en la que hay que realizar el cierre económico diario.

Como opciones generales tiene el Arqueo en PDF y el Arqueo más Listado PDF. Además, cada pedido tiene la opción de enviar el e-mail con las entradas de nuevo al aficionado y de imprimir, tanto en el formato de entrada térmica como en A4.

Al final aparece un resumen del acumulado por forma de pago y partido. Usando los filtros de fecha y de Usuario podemos hacer el cierre individualizado por persona para comprobar que el dinero que entrega el Usuario y los comprobantes de los pagos por tarjeta coinciden con lo que dice el programa. En caso de no coincidir se puede investigar dónde está el problema, que habitualmente es una confusión en la forma de pago por parte del Usuario.

1.6.11. Accionistas

Desde aquí se controlan las compra-ventas de acciones del club. En el perfil del accionista se añaden las compras de las acciones, que incluyen la información de a quién se le compraron, qué acciones son, en qué fecha se adquirieron y cuál fue la cantidad. Así se pueden controlar completamente los accionistas del club, pudiendo enviarles Newsletters con información sólo para accionistas.

1.6.12. Escuela

También podemos controlar la escuela del club. Para cada alumno de la misma se puede guardar la información de Club, Categoría, si disputa competición o no, fecha de alta y de baja, lugar y horario de entrenamiento, importe de inscripción e importe mensual. Esto generará los recibos correspondientes, que posteriormente se pueden cobrar mediante domiciliaciones, al igual que ocurre con los abonos.

Al pertenecer a la escuela también se les puede enviar Newsletters personalizados.

1.6.13. Campañas

Las campañas se utilizan para señalar los abonos que pertenecen a patrocinios y que, por tanto, no suponen ningún ingreso para el club, ya que ese ingreso está incluido en el acuerdo de patrocinio.

A cada campaña se la puede asignar un nombre corto, que sirve para ocupar menos espacio en las pantallas de información, un logotipo que se puede imprimir en las entradas, un texto para los soportes que incluye y un precio por temporada y zona que sirve para sacar listados en el que se ve qué cantidad de dinero está en abonos de campaña. En el informe de partido la información de las campañas sale de manera independiente para que pueda verse en cada uno de ellos qué empresas están utilizando sus abonos.

1.6.14. Varios

Aquí se aglutinan las opciones para manejar los elementos de las tablas auxiliares. Así tenemos controles para manejar las Categorías de escuela, Clubes de escuela, Formas de Pago, Grupos de Prensa, Lugares de entrenamiento, Motivos de baja, Países, Provincias, Poblaciones, Puestos de acreditaciones, Puestos de trabajo, Sedes, Tipos de acreditación, Tipos de contacto, Tipos de dirección, Tipos de precio por competición y Tipos de precio por edad.

1.6.15. Listados

Los listados cambian continuamente, pues se añaden listados según los clubes los van necesitando. Cada bloque tiene sus propios listados. En Ticketing existen en este momento un total de 23 listados, divididos entre listados de abonos, de entradas, de partidos, de contabilidad y de acreditaciones.

Este segundo bloque está dedicado a todo lo relacionado con los accesos al pabellón. Desde aquí se controlan los dispositivos, los eventos, las entradas a los eventos, etc.

2.1. Dispositivos

Aquí podemos ver y modificar todos los dispositivos que el club tiene disponibles para su acceso.

Los dispositivos pueden ser de distintos tipos. En este momento controlamos Tornos, Pistolas 1D, Pistolas 2D, Móviles y PDAs. También aparece como dispositivo la Gestión, que es lo que se usa cuando desde el sistema se fuerza a mano la entrada de un código. Esto se hace para poder tener un portátil en alguna de las puertas desde la que se gestionen los códigos que den algún problema que requiera la intervención de personal del club (un código que no se lee bien, un abono que no funciona, etc.).

En el caso de los dispositivos que no son Tornos se pueden controlar algunas cosas interesantes (todas ellas modificables en pleno partido):

- Aforo: Podemos elegir entre el pabellón y el aparcamiento. De esta forma la pistola marca el código como usado para el aforo que controla. Así podemos tener códigos de barras que dan acceso al aparcamiento sin que eso impida que con el mismo código se pueda entrar al pabellón. Con esto evitamos que las personas que tienen acceso al aparcamiento se vean obligados a llevar otro documento que le acredite el permiso a entrar al aparcamiento. El aparcamiento se puede añadir a entradas, abonos o acreditaciones. Está en preparación también la compra de productos del bar junto con la entrada, con lo que habrá un nuevo aforo de control (será el bar) y el dispositivo utilizado mostrará en su pantalla la compra que realizó el aficionado con el mismo código de barras de la entrada/abono. Con esto ahorraremos colas en las barras del pabellón. - Tipo de acceso: Podemos elegir entre Entrada y Salida. Así se puede controlar si una persona sale del pabellón en un momento determinado. Al leer el código con un dispositivo que controla la salida, se vuelve a habilitar para entrar otra vez al pabellón. Cuando regrese habrá que leer el código con un dispositivo configurado para Entradas. - Tipo de precio: Podemos configurar un dispositivo para que únicamente lea códigos Infantiles, o Juveniles, etc. Así podemos controlar el acceso por edades si fuera necesario. Si el dispositivo está configurado para entradas/abonos Infantiles, responderá siempre en rojo para el resto de tarifas. - Acreditaciones: Si está marcado significa que el dispositivo puede dar entrada a acreditados. Estando desmarcado responderá siempre en rojo cuando lea el código de una acreditación. - Club Infantil: Funciona igual que las acreditaciones pero para los abonos que no ocupan sitio. - Secciones: Podemos configurar un dispositivo para que lea códigos de unas secciones determinadas. Esto tiene utilidad cuando el club sospecha que personas con entradas baratas se colocan en zonas más caras. Discriminando el acceso se asegurará de que cada uno entra por la puerta por la que tiene permiso.

2.2. Eventos

Los eventos se crean de manera automática al dar de alta los partidos. En esta pantalla podemos ver si un evento está Activo, si ya ha sido Inicializado y si aún no ha descargado las estadísticas de acceso de manera definitiva (cuando esto ocurra el evento desaparecerá del listado, pues todo lo que podía hacerse con él se podrá hacer ya en el sistema, puesto que las estadísticas se han descargado y todos los informes están actualizados con esa información). Además, cada evento tiene tres opciones particulares: Inicializar entradas al servidor, Obtener estadísticas y Obtener asistencia.

- Inicializar entradas al servidor: Este proceso sube al servidor todos los códigos disponibles para ese evento. A partir de ese momento el sistema comprueba cada 20 segundos si hay modificaciones, en cuyo caso las ejecuta, para que la información esté siempre actualizada. Entre estos cambios se encuentran las ventas de taquilla y los cambios que los aficionados puedan hacer por Internet (tanto modificaciones de sus abonos como compras de entradas). De todas modos esta operación se configura para que sea automática, por lo que no hay que preocuparse de ella. - Obtener estadísticas: Este proceso descarga toda la información del acceso para que esté disponible en el sistema para listados e información. También se configura para que sea automática, pero a veces puede interesar descargarla en el descanso de un partido para efectuar un sorteo entre personas que hayan acudido a diversos partidos, incluido el que se está disputando. - Obtener asistencia: El sistema responderá con el número de accesos registrados hasta ese momento. Esta información es en directo y está actualizada al segundo, por lo que se utiliza para anotar la asistencia del partido.

2.3. Entradas a eventos

En este listado vemos todos los accesos de todas las entradas que hay en el sistema, pudiendo filtrar por temporada y evento. En las opciones generales tenemos dos:

- Comprobar entrada: Esta opción es útil cuando el acceso está abierto, para comprobar si un código concreto ya ha sido usado o no. Al buscarlo sale el código, con la fecha en que se usó y el dispositivo por el que pasó (si es que ha sido usada), un botón para dar acceso (en caso de que no haya sido usada) y debajo un listado de todos los intentos realizados en ese evento para ese código. Si no ha sido usada se le puede dar acceso y el sistema lo asignará al dispositivo Gestión. - Poner Acceso: Se usa cuando el acceso a un evento ya se ha cerrado. Si sabemos que un código tuvo problemas y no se pudo contabilizar su acceso podemos forzarlo poniendo la fecha/hora del acceso y el dispositivo. Con esto el código queda marcado como usado igual que se se hubiera usado realmente durante el acceso al evento.

También se pueden crear códigos nuevos, pudiendo marcarlos como maestros (es decir, siempre darán acceso al leer ese código), pero esto sólo se hace de manera puntual, sobre todo si interesa tener tarjetas maestras que estén en manos de los operarios o los responsables del acceso durante un evento.

2.4. Estado del servidor

Aquí el sistema nos informa de la situación en la que está el servidor. Nos dirá que no tiene acceso en caso de que no sea capaz de comunicarse con él. Esto significará que el servidor está apagado o que la conexión a Internet a la que está conectado no funciona. Así se puede avisar a la persona responsable para que resuelva el problema antes del inicio de acceso al evento.

Si el servidor está bien dirá que es Correcto, nos dirá también qué evento está activo, cuántos códigos están activos para ese evento y cuántas bases están activas (en el caso de que la instalación sea de pistolas de lectura).

2.5. Incidencias de acceso

Aquí podemos ver todas las incidencias de un acceso. Si se entra cuando el acceso de un evento está ejecutándose se verá la información en directo del mismo evento. Una vez finalizado y descargadas las estadísticas podremos ver las incidencias de la misma forma. También se puede elegir un evento anterior y mostrará la información del mismo.

Se verán dos columnas. En la primera aparecen todos los códigos que se leyeron y no estaban en el sistema. El motivo para que no estén es variado, desde abonos de temporadas anteriores a entradas de otros partidos diferentes o abonos que han sido anulados por impago o que han cedido la entrada para ese evento y han intentado entrar con el abono. En esta columna se ve el código, el dispositivo que lo leyó y la fecha/hora. En la segunda columna salen los códigos que se han leído más de una vez. La primera lectura será siempre correcta y las siguientes darán error. En esta segunda columna muestra el código, el dispositivo de lectura, la fecha/hora, el resultado (ok o entrada repetida) y el tipo de lectura (entrada o salida). Analizando este listado podemos saber si se trató de una lectura errónea (la persona tarda en entrar y se lee una segunda vez) o si fue un intento de colarse. Con el código podemos averiguar qué persona fue (siempre que sea un abono o una entrada personalizada) y se pueden hacer gestiones a partir de esta información.

Nuestro sistema tiene una mejora que evita la doble lectura, lo que era un error habitual. La doble lectura es cuando un operario lee dos veces consecutivas un código, de forma que la primera lectura da ok y la segunda error. Como la segunda lectura es la que queda marcada el operario le dice al aficionado que no puede entrar y éste se ve obligado a pasar por taquilla para ver qué ocurre. Era un error recurrente y lo logramos eliminar controlando esta doble lectura.

2.6 Información de eventos

Esta sección nos da información sobre cualquier evento ya cerrado (si queremos ver la información de un partido que aún tenga el acceso abierto habría que descargar previamente las estadísticas -es un proceso rápido-). La pantalla se divide en tres pestañas:

- Zonas: Aquí se puede analizar la asistencia de cada zona, con su porcentaje respecto a los códigos que estaban vivos para ese partido, de abonos, campañas, entradas, invitaciones e invitaciones de campaña, totalizado todo en la última fila para poder ver los datos acumulados de cada grupo. Bajo esta tabla podemos ver una gráfica de barras en la que se ve, por zona, el total posible y la asistencia real de cada una de ellas, así se puede ver más rápido qué zona ha tenido un mejor resultado. - Dispositivos: Se muestra una tabla en la que aparecen las lecturas normales, lecturas de tarjetas maestras, lecturas de acreditaciones y el total para cada uno de los dispositivos del sistema (incluyendo la propia Gestión) y acumulando en una última fila la suma de todos ellos. Bajo la tabla vemos una gráfica lineal muy interesante con el acceso de cada dispositivo cada cinco minutos, pudiendo ver en qué momentos estaban más o menos saturadas cada zona del pabellón. Debajo otra gráfica, de sectores en este caso, en el que podemos ver el porcentaje de accesos leídos por cada dispositivo respecto al total, así, de un vistazo, podemos ver qué zonas pueden requerir de refuerzos. - Accesos: Aquí vemos una gráfica lineal con el total de accesos cada cinco minutos. Es interesante analizar el comportamiento de los aficionados para ver qué acciones se pueden llevar a cabo para evitar aglomeraciones en las horas punta. Ya sabemos que los aficionados acuden en masa a partir de unos 20 minutos antes del inicio, pero analizando estos datos podemos tratar de mejorar esto con diferentes acciones.

2.7. Listados

En este bloque tenemos cinco listados disponibles en este momento: - Sorteo para abonados en un partido - Sorteo para entradas a un partido - Informe de accesos de abonados - Informe de accesos de acreditados - Informe de accesos de colectivos

Estamos preparando un informe de accesos por minuto, para poder analizar qué minutos son los de mayor índice de acceso en cada partido.

Este bloque controla todos los aspectos que rodean a la tienda de artículos oficiales del club. Incluye la tienda física y la tienda virtual.

3.1. Albaranes de entrada

Se utiliza para dar de alta los artículos que llegan al club para venderse. Es la forma en la que aumenta el stock de los productos, ya que el stock no puede manipularse manualmente, sólo se modifica con las entradas y salidas de productos.

Al albarán se le puede poner un número, una descripción, una fecha y unas observaciones. Además se irán añadiendo los artículos, ya sea mediante el código de barras o eligiéndolos de un listado (junto al color y la talla), se les asigna un número de unidades y un precio de compra.

3.2. Albaranes de salida

Es similar a los albaranes de entrada, pero el stock se reduce en lugar de aumentarse. Está pensado para salidas grandes de artículos que son gratuitas, como por ejemplo el material para los equipos de cantera. Así queda todo registrado sin necesidad de hacer descuentos del 100% en las ventas.

3.3. Categoría de artículos

Los artículos se organizan por categorías, de forma que luego puedan buscarse por ellas. La categoría sólo tiene un nombre y una categoría madre en caso de ser una subcategoría. De esta forma se pueden tener tantas categorías y subcategorías como se deseen.

3.4. Categoría de artículos web

Las categorías para la web se distinguen del punto anterior en que no tienen subcategorías y que su uso es únicamente para la tienda virtual. El nombre de la categoría se puede poner en varios idiomas, para que la web de venta tenga su nombre en cada idioma usado.

3.5. Tallas

En esta sección se controlan las tallas del sistema, pudiendo ordenarlas por un campo de orden. Servirá para asignarlas a los artículos y, posteriormente, elegirlas en los albaranes de entrada y el resto de operaciones.

3.6. Colores

Es exactamente igual que el caso anterior, pero para los colores. En este caso se puede poner el nombre del color en todos los idiomas que estén configurados en el sistema, pero no existe un control del número de orden.

3.7. Tipos de artículos web

Esta clasificación permite aglutinar los artículos de la tienda en grupos como por ejemplo “Camiseta” o “Pantalón”.

3.8. Artículos

Desde aquí se controlan todos los artículos que existan en la tienda. El listado muestra todos los artículos, añadiendo un botón para ver el Stock en cada uno de ellos.

Hay dos opciones generales. La primera, Catálogo PDF, saca en PDF el catálogo completo del sistema, imprimiendo el código de barras de cada uno de ellos. La utilidad de este documento es poder usar la pistola con los artículos sin necesidad de que los artículos tengan el código de barras en la etiqueta. El listado muestra un código para cada combinación artículo-color-talla, por lo que todo lo que esté a la venta en el sistema se puede ver en este documento.

La segunda opción, Generador Etiquetas, permite imprimir en papel de pegatina las etiquetas que interesen del sistema para así poder pegarlas en las etiquetas y que al llegar la prenda al punto de venta pueda leerse con una pistola y hacer que la venta sea más rápida.

La información de los productos es amplia y va desde el nombre a los precios, pasando por la clasificación del producto en categorías, tipo de producto, etc. Entre otras cosas incluye la temporada, si está activo o no, un precio y otro de oferta (que en caso de existir mandará sobre el precio normal), el IVA aplicable (que ya está incluido en el precio), si permite serigrafía o no, un máximo de unidades que se pueden comprar por persona/empresa, marcar el producto para que esté disponible únicamente para abonados (estas dos últimas opciones, al combinarlas, nos permiten vender productos concretos como plazas para un desplazamiento, abonos de copa del rey para dar preferencia a los abonados, etc.) y si no queremos que permita descuento para abonados (en el sistema se puede configurar un porcentaje de descuento para los abonados en todas las prendas salvo las que tengan señalada esta opción). Tenemos una pestaña para los colores y otra para las tallas, donde se añaden las que estarán disponibles para el producto. En la pestaña Web se controla si está activo para la venta online, si tiene gastos de envío, precio y precio de oferta (pueden ser diferentes de los precios en la tienda física), si debe aparecer como destacado y hasta seis fotos que se mostrarán en el Portal de Venta. Por último hay una pestaña para cada idioma del sistema en la que se añaden el nombre, la descripción, la descripción de tallas y la información de los cuidados.

Al clicar en el botón del Stock se mostrará el número de unidades para cada combinación color-talla, el número de unidades no vendibles en la web (que permite tener un margen de seguridad para evitar vender unidades dos veces) y el código de barras, que puede crearse en esta pantalla en caso de que no tuviera ninguno.

3.9. Subestados de pedidos web

Los pedidos web, que veremos en el siguiente punto, tienen asignado siempre un estado. Los posibles valores son Pendiente (cuando el pedido se ha realidado desde el Portal de Venta pero aún no ha sido abonado), Pagado (cuando el pedido ya es definitivo), Cancelado (si el pedido no se abona en menos de 30 minutos el sistema lo cancela y queda en este estado) y Enviado (una vez que el usuario del sistema lo procesa puede marcarlo como enviado usando una opción por lotes, por lo que es muy sencillo marcar un número alto de pedidos).

Estos estados son fijos y no se pueden modificar, pero a su vez pueden contener subestados, que no son fijos por lo que el sistema permite añadir, modificar o borrar cualquiera de ellos (no permitirá el borrado si algún pedido está asignado al subestado que se quiere eliminar). Estos subestados son, por defecto: Aceptado, Cancelado, Enviado, Preparación en proceso, Productos fuera de stock y Reembolso. Los subestados son de libre asignación, por lo que no dependen del estado que tenga el pedido en ese momento.

Los subestados tienen una opción llamada Notificar. Si marcamos esta opción el sistema informará al cliente cuando su pedido pase a un estado con notificación, recibiendo un correo electrónico con el asunto y el texto que estén configurados en esta pantalla (también es multiidioma, por lo que el cliente lo recibirá en el idioma que tenga como favorito). El cambio de subestado también se hace en una operación por lotes. Este sistema es muy sencillo y permite dar la impresión al cliente de profesionalidad en el trato de sus pedidos, tal y como hacen las grandes empresas de venta online.

3.10. Pedidos web

En esta pantalla controlamos todos los pedidos que lleguen al sistema desde el Portal de Venta. El listado muestra los datos personales del cliente, la fecha y hora del pedido, la forma de pago (que será siempre Tarjeta Internet, salvo que se quiera configurar otra diferente), el estado, el subestado y el importe total.

Tiene dos operaciones por lotes de las que hemos hablado en el punto anterior: Cambiar Subestado y Marcar como Enviado.

Clicando sobre el pedido podremos ver todos los datos del mismo.

Una vez que un pedido es abonado por parte del cliente, éste aparecerá como una venta definitiva y es en ese momento cuando el stock de los productos comprados se modifica definitivamente. Hasta ese momento se trata de una mera reserva. El pedido sólo nos sirve para estar informados de cómo se mueve la venta online en todo momento y para informar al cliente de los cambios en el proceso del pedido, pero para manejar las ventas del sistema, los cuadres diarios, etc. hay que ir al apartado de Ventas, que es el punto siguiente del documento.

3.11. Ventas

La pantalla de ventas nos muestra todas las operaciones de compra que ha habido en el sistema, incluidas las ventas realizadas a traves de Pedidos Web que ya hayan sido abonadas.

En la pantalla principal tenemos de nuevo las opciones de Arqueo PDF y Arqueo más listado PDF, que funcionan igual que en los casos anteriores.

Las ventas se agrupan por sede, para poder distinguir entre las diferentes tiendas que posea el club. Una de ellas es fija y se trata de la Tienda Virtual.

Al final de la página hay un resumen por forma de pago y sede, que sirve para cuadrar los cierres diarios de venta y que sólo aparecerá cuando se realice algún filtro, para evitar que el sistema se retarde mostrando el resumen cada vez que se entra a esta pantalla.

Cada operación tiene varias opciones a ejecutar sobre ella directamente desde la pantalla principal:

- Imprimir ticket: que se puede ejecutar en cualquier momento aunque no se usa demasiadas veces porque cuando se está usando el sistema para hacer una venta tenemos la opción de imprimir el ticket al finalizar la operación. Este ticket se puede imprimir en papel térmico, que es el método usado en prácticamente todas las tiendas de atención al público. - Generar ticket en PDF, para imprimirlo en formato A4. - Imprimir ticket regalo: Hace lo mismo que la opción de Imprimir ticket pero sin mostrar los precios, para poder entregarlo a una persona a la que el cliente le hace el regalo. - Devolución: Para poder devolver uno o todos los productos comprados en una venta. Al clicar en esta opción nos vamos a otra pantalla en la que se nos muestran los datos del pedido y todas las unidades de productos compradas, mostrando una en cada fila. Estas unidades tienen una señal para marcarlos y posteriormente poder devolverlos, de forma que se puede devolver una única unidad de un producto del que se compró más de una unidad. Abajo del todo se mostrarán varias opciones, dependiendo del perfil del cliente. Aparecerá Devolver (devuelve el dinero con la misma forma de pago que se usó para la compra original), Devolver al Monedero (aparece si el cliente está identificado en el sistema y añadirá la cantidad devuelta a su Monedero Virtual para que pueda usarlo en compras posteriores), Devolver a tarjeta regalo (que generará un ticket con código de barras que el cliente podrá usar en compras posteriores) y Cancelar (que finaliza la devolución sin que se complete). - Cambio: Se utiliza cuando el cliente quiere modificar la talla de un producto comprado con anterioridad. La pantalla es similar a la anterior, pero en lugar de haber una señal para marcar en cada una de las unidades hay un icono de cambio. Al pinchar sobre este icono nos aparece una ventana sobreimpresa en la que podemos elegir el nuevo color y talla del producto y confirmarlo. Una vez que se han terminado de cambiar todas las unidades que se quiera hay un botón de Guardar y otro de Cancelar para cerrar el cambio o no completarlo.

Una vez realizada una venta el sistema no permite modificarla salvo que sea del mismo día y no esté facturada. En caso de que no cumpla con esas opciones y se quiera hacer algún cambio habrá que usar el método de Devolución y/o Cambio.

Al dar de alta una venta nueva nos aparece una pantalla con todos los datos que se pueden completar. Lo primero que vemos es la opción de poder elegir una persona o empresa del sistema, de esta forma se podrá saber si esta persona o empresa tiene un abono y por tanto hay que hacerle un descuento. Además, al estar identificado en el sistema, se permite que la devolución se realice a su Monedero Virtual, que es el método más cómodo para el club. Podemos buscar a esta persona o empresa por el código de barras del abono, que a veces es más cómodo que buscar por su nombre. Podemos elegir una forma de pago, una cantidad de descuento fijo y un porcentaje de descuento a aplicar.

Para añadir artículos a la venta hay varias opciones. La primera es usar el código del artículo, teniendo que escribirlo a mano. Es el método menos utilizado pero tenemos clientes que siempre habían funcionado con ese método en otras aplicaciones y de esta forma les facilitamos la adaptación al sistema. La segunda es escribir el código de barras del artículo (tanto a mano como usando una pistola lectora de código de barras). Cualquiera de estos dos métodos identifica completamente el artículo y lo añade a la venta. En caso de no querer usar estos dos métodos, también podemos añadir una nueva línea vacía y elegir a mano el producto, el color y la talla. Al elegir las opciones, con cualquiera de los métodos, aparecerá el precio de manera automática y una unidad por defecto. Podemos cambiar el númeo de unidades y aplicar un porcentaje de descuento a cada una de las filas de la venta.

Para finalizar la operación tenemos varias opciones más: - Tarjeta Regalo: para poder una o más tarjetas regalo que tenga el cliente y pagar así una parte o la totalidad de la operación. - Guardar: Almacena los datos y nos mantenemos en la pantalla para seguir haciendo más operaciones, al igual que en la mayoría de pantallas de nuestro sistema. - Guardar e imprimir: Finaliza la operación y saca el ticket en la impresora. - Guardar y Salir: Almacena los datos y vuelve a la pantalla generar de venta, pero sin imprimir el ticket. - Cancelar: Cierra la venta sin que se almacene ningún dato.

3.12. Listados

En este bloque tenemos tres listados: - Informe de ventas - Informe de artículos - Informe de artículos resumido

Este bloque sirve para gestionar los contratos de patrocinio firmados con empresas que deciden colaborar con el club. Con este sistema se evita tener que usar papel porque los contratos pueden firmarse directamente en una pantalla de una tableta y posteriormente se almacenan en el sistema, por lo que resulta muy sencilla la consulta de contratos ya firmados. Este sistema agiliza muchísimo la creación de un contrato y evita errores de todo tipo en la confección de un contrato de manera manual.

4.1. Cláusulas

Esta sección almacena todas las cláusulas que pueden usarse en los contratos. Al crear una cláusula le añadimos únicamente un nombre, para identificarla y mostrarlo en el contrato, y un texto que se escribirá posteriormente en cada contrato que la incluya. En este texto podemos utilizar etiquetas para que al generar el contrato se incluyan en ellas datos particulares del contrato en sí (datos de comunicación del patrocinador, precio, formas de pago, etc.).

4.2. Tipos de contrato

Podemos tener tantos tipos de contrato como queramos. Cada uno de ellos contiene un Nombre, para identificarlo, una Designación para la empresa (que será la forma para nombrar al patrocinador en el contrato, habitualmente se utiliza “el Patrocinador”) y, por último, el listado de cláusulas que incluye.

Se pueden añadir tantas cláusulas como se quiera y se mostrarán en el orden en que se ven en esta pantalla. A cada una se le puede poner un número de cláusula, pero esto es algo opcional porque realmente no son sólo lo que llamamos cláusulas de un contrato sino cada uno de los párrafos que aparecen en él. Así tendremos el párrafo de “Reunidos”, “Manifiestan” o “Firmas”, que no son cláusulas y a los que no les pondremos un número de cláusula porque no lo necesitan.

4.3. Tipos de packs

Es una clasificación que se usará en el punto siguiente. Además de tener un nombre para identificarlo, tienen un texto que aparecerá en el contrato en caso de que se elija un Pack de un Tipo de Pack que tenga texto incluido.

4.4. Packs

Un Pack es el equivalente a un producto cuando hablamos de los contratos.

Al dar de alta un Pack debemos asignarle un Nombre para su identificación, un Tipo de Pack (que mostrará en el contrato el texto que incluya), un precio en caso de que sea pago único, otro si es por partido y un tercero si es por mes. Hay una pestaña para el Texto, que se mostrará en el contrato bajo el texto del Tipo de Pack, otra pestaña para Especificaciones, que consta de otro texto que también aparecerá en el contrato, y una última para Multimedia donde se señala si hay algún fichero a incluir y su tamaño en píxeles (ancho y alto).

4.5. Contratos

En la pantalla principal de contratos podemos ver la temporada, la empresa, el tipo de contrato, la fecha de alta, la fecha de fin y un enlace al contrato firmado. Además podemos generar el contrato en pdf para cada uno de ellos clicando en un icono.

Al dar de alta el contrato hay muchas secciones que rellenar. La principal es el Tipo de contrato, porque ello va a condicionar las cláusulas incluidas en el mismo. El nombre del Presidente aparece escrito por defecto, podemos modificarlo y elegir que no se muestre en el contrato en ese caso concreto. Hay que seleccionar una empresa, que será a la que se le asigne el contrato. Tendremos un precio sugerido y un precio final. Ambos aparecerán rellenos cuando guardemos el contrato y podremos modificar únicamente el precio final, por lo que puede ser distinto del sugerido pero esto le da margen al comercial a la hora de negociar la venta con el patrocinador. Podemos añadir un precio de contraprestación, en caso de ser un contrato de intercambio de servicios y los datos del pago (forma de pago, número de pagos, etc.).

Tenemos varias pestañas más: - Patrocinador: Donde se rellenan los datos de contacto del patrocinador, sacados de su perfil como empresa en el sistema. - Comunicaciones: Los datos de la empresa que se usarán para comunicarse con el club en referencia a este contrato, que también salen del perfil de la empresa. - Comunicaciones del Club: Igual que el anterior, pero se mostrarán los datos referentes al club, que se preparan en la configuración del sistema. - Packs: Aquí elegimos los diferentes productos que darán precio al contrato, pudiendo aisgnarles un número y tipo de localidades, plazas de aparcamiento y catering.

Desde aquí se puede controlar el envío de mensajes a aficionados, permitiendo obtener información detallada de cada uno de ellos.

5.1. Lista negra

En esta pantalla aparecen todos los correos electrónicos que han solicitado que no se les envíen mensajes. Cuando el aficionado recibe un envío, desde el mismo correo puede clicar en un enlace para solicitar que no se le envíen más mensajes. En ese momento el e-mail aparecerá en la Lista negra. Si queremos que un e-mail deje de estar en esta lista no hay más que eliminarlo y volverá a recibir mensajes, siempre que en su perfil tenga señalada la opción que acepta que se le envíen correos electrónicos.

5.2. Newsletters

Para poder crear un Newsletter necesitamos tener plantillas creadas en el sistema. El club elige qué diseño quiere usar y nosotros creamos la plantilla en base a ese diseño. A partir de ese momento ya se pueden enviar mensajes a los aficionados.

Al dar de alta un envío la primera opción a rellenar es la plantilla que se va a usar. Esto cambia el propio formulario de alta, pues añade las pestañas de la información que la plantilla necesita (Imágenes, Ficheros, Noticias...), mostrando el número de elementos que están programados en la plantilla e indicando el tamaño de las imágenes a incluir (si las tuviera).

Hay que cumplimentar el asunto del mensaje. El sistema rellena automáticamente el nombre y correo electrónico del remitente, que aparece en la configuración, pero se puede modificar para cada uno de los envíos.

Las imágenes que se incluyan en el envío, siempre que la plantilla las tenga incluidas, tendrán su propio control para saber si el aficionado clicó sobre alguna de ellas. Hay otras tres pestañas:

- Emails extras: Aquí podemos incluir correos electrónicos que, una vez finalizado el envío, recibirán un mensaje como si ellos fueran destinatarios. Así se puede controlar cuándo finalizó el Newsletter. Normalmente en esta sección se incluye el personal del club que monitoriza esta operación. Se pueden incluir en la configuración y así nos evitamos tener que añadirlos en cada envío. - Emails para pruebas: Los correos que pongamos en esta pestaña recibirán el mensaje cuando se le dé a la opción de enviar prueba. Así, antes de que el envío se lance definitivamente, podemos comprobar que todo está correcto. - Filtros para envío: Aquí ponemos la fecha y la hora en que queremos que se haga el envío del Newsletter. Cuando llegue ese momento el sistema hará el envío de manera automática, lo que evita que el club tenga que estar pendiente en el momento que quiere que se realice el envío.

Los Newsletter tienen varias operaciones que se pueden hacer sobre ellos desde la pantalla principal.

- Gestionar destinatarios: Desde esta opción añadimos a los destinatarios del envío. Esto se hace siempre después de crear el Newsletter pero antes de configurar la fecha y hora del envío. A partir del momento en que se configura la fecha y la hora, el Newsletter queda bloqueado y no se pueden añadir más destinatarios. Cuando elegimos esta opción, el sistema saca una ventana sobreimpresa con la opción de añadir Personas y Empresas. Cuando elijamos una de las dos opciones nos aparecerá la pantalla correspondiente (las mismas que tenemos para gestionar a personas y empresas, con los mismos filtros) y podremos realizar los filtros pertinentes. Una vez filtrado, veremos cuántos elementos son y le podremos dar al botón de Añadir destinatarios. Esto los añade a los destinatarios del Newsletter. Podemos hacer cualquier filtro que esté preparado y se pueden añadir más filtros sin problemas, es algo que se hace periódicamente. - Ver Newsletter en Web: Esto nos permite ver el diseño en el navegador, para comprobar que es lo que esperamos o para ver un envío que ya se realizó anteriormente. - Enviar Prueba: Envía el Newsletter a los correos electrónicos incluidos en la pestaña de Emails para pruebas. - Información del envío: Al darle a esta opción aparece una ventana sobreimpresa con toda la información del envío. Esto incluye: Correos enviados (número de correos electrónicos que han sido enviados por el sistema), Correos entregados (número de correos que han llegado sin problemas a su destino), Correos en espera (correos que no han podido ser entregados pero que siguen en proceso de entrega), Correos rechazados (correos que han venido rechazados desde el servidor de destino), Correos extras (los configurados en la pestaña correspondiente), Apertores (destinatarios que han abierto el correo), Total Aperturas (veces que el correo ha sido abierto -habrá personas que lo han abierto más de una vez-), Última Apertura (cuándo fue abierto por última vez), Bajas (personas/empresas que han solicitado que no se les envíen más mensajes) y un listado con todas las imágenes que tienen activado el control y el número de clicks realizados sobre ella. En todas las opciones podemos pinchar para ver el listado exacto de los destinatarios que han hecho la operación elegida, indicando si es persona o empresa, su id, su correo y un enlace para poder gestionar su perfil en ese momento. En el caso de los correos rechazados se especifica también el motivo del rechazo. Es importante revisar este listado para poder eliminar los correos que aparecen como no existentes o modificarlos si se ve que hay un fallo muy claro (por ejemplo, un correo que pone @gamil.com en lugar de @gmail.com). - Información en Excel: Saca en un documento Excel toda la información que hemos explicado en la opción anterior.

Desde aquí se configuran ciertos aspectos del Portal de Venta.

6.1. Configuración Web

En este apartado podemos activar o desactivar la tienda virtual, tenemos un texto para las condiciones de compra, elegimos el número de productos destacados y podemos informar las diferentes direcciones de las redes sociales del club, que se mostrarán en el Portal de Venta.

6.2. Slides Web

Aquí se gestionan los slides de la portada, la tienda y la pantalla de información de abonos. Cada elemento tiene título, subtítulo, fecha y hora (que se muestran en el slide), la url de destino, la imagen y el código de Youtube (si queremos que muestre un vídeo). Además de eso se indica si debe aparecer en portada, tienda o información de abonos y en qué posición debe aparecer. Por último se puede configurar en qué fecha queremos que comience a mostrarse y en cuál debe desaparecer.

6.3. Banners Web

Es igual que la sección anterior, pero las imágenes se muestran en la zona de banners.

6.4. Blog

En esta sección controlamos un Blog de comunicación con los aficionados. Cada entrada del Blog consta de un título, fecha, hora, una imagen y una casilla para que esa entrada sea solamente para accionistas, así se puede controlar aquí la comunicación privada con los accionistas del club. Además se incluye el texto y tantos adjuntos como se quiera.

En la pestaña Comentarios se pueden ver y responder los comentarios de los aficionados, que son privados.

Desde este bloque se manejan los usuarios del sistema y sus permisos.

7.1. Roles

Los permisos de acceso al sistema se distribuyen en roles, de forma que cada uno de ellos especifica qué se puede hacer y qué no en todas y cada una de las pantallas. Inicialmente hay unos cuantos roles creados que son los más habituales (Administrador, Gestión de Abonos, Comunicación...) pero todos ellos se pueden modificar al gusto del cliente y también se pueden crear nuevos en cualquier momento.

Hay dos formas de asignar los permisos, el Modo Básico, que puede elegir entre acceso Básico, Total o Exportar (que permite sacar en Excel las pantallas de elementos) o el Modo Avanzado, que da las opciones de Menú, Listadao, Alta, Ver, Modificar, Borrar y Exportar, pudiendo especificarlo mucho más.

7.2. Usuarios

Aquí controlamos los usuarios que pueden acceder al sistema. Además de sus datos básicos más el usuario y la contraseña (que se guarda encriptada y, por tanto, no se puede ver en ningún momento), debemos asignarles un Rol y podemos añadir una imagen y marcarlo como Activo o no Activo. También podemos añadir una fecha en un apartado llamado “Válido Hasta” para que un usuario concreto no pueda entrar a partir de esa fecha. Esto se hace así porque los usuarios, si ya han tenido actividad, no se pueden eliminar para evitar que desaparezca información del sistema.

7.3. Cambio de Identidad

Si el usuario es Administrador puede, usando esta opción, cambiar su identidad al usuario que quiera dentro del sistema. Esto es útil para comprobar si un usuario concreto puede ver el menú que queremos que vea con su rol o si puede realizar alguna acción concreta.

Esta sección es muy amplia por lo que no vamos a especificar todo lo que se puede hacer, pero a grandes rasgos incluye lo siguiente.

8.1. Aplicación

Es la opción más grande de la configuración y se divide en pestañas. Las pestañas son Abonos, Entradas, Traspasos, Accesos, Venta Online, Personas, Remesas, Contratos, Taquilla, Textos, Tienda, Contabilidad, E-mails, Newsletter y Escuela. Son cerca de 100 opciones diferentes, por lo que no tiene mucho sentido especificarlas todas pero hay un amplio abanico de cosas que se pueden controlar en el sistema y que permiten que el mismo se adapte a la forma de trabajar del club.

8.2. Impresoras

Aquí controlamos los usuarios que pueden acceder al sistema. Además de sus datos básicos más el usuario y la contraseña (que se guarda encriptada y, por tanto, no se puede ver en ningún momento), debemos asignarles un Rol y podemos añadir una imagen y marcarlo como Activo o no Activo. También podemos añadir una fecha en un apartado llamado “Válido Hasta” para que un usuario concreto no pueda entrar a partir de esa fecha. Esto se hace así porque los usuarios, si ya han tenido actividad, no se pueden eliminar para evitar que desaparezca información del sistema.

7.3. Cambio de Identidad

Si el usuario es Administrador puede, usando esta opción, cambiar su identidad al usuario que quiera dentro del sistema. Esto es útil para comprobar si un usuario concreto puede ver el menú que queremos que vea con su rol o si puede realizar alguna acción concreta.